Der Vorstand der Genossenschaft ist verpflichtet, eine Mitgliederliste zu führen. Dort ist jedes Mitglied mit den folgenden Mindestangaben einzutragen, darüber hinaus können zusätzliche Angaben eingetragen werden.

• Familienname, Vornamen und Anschrift, bei juristischen Personen und Personengesellschaften Firma und Anschrift, bei anderen Personenvereinigungen (z.B. GbR, OHG, KG) Bezeichnung und Anschrift der Vereinigung oder Familiennamen, Vornamen und Anschriften der Mitglieder
• die Zahl der vom Mitglied übernommenen weiteren Geschäftsanteile (der erste Anteil wird mit Beitritt "automatisch" erworben und wird nicht in die Mitgliederliste eingetragen); die Mitgliederliste/-datenbank darf allerdings eine Spalte/Feld enthalten, in der die Gesamtzahl der vom Mitglied gezeichneten Geschäftsanteile vermerkt wird
• das Ausscheiden aus der Genossenschaft mit Angabe des Grundes (z.B. Kündigung, Übertragung, Tod, Erlöschen juristischer Personen, Ausschluss)

Bei allen Eintragungen (Beitritt, Ausscheiden, Zeichnung weiterer Anteile) muss der Zeitpunkt eingetragen werden.

Die Unterlagen, auf denen die Eintragungen beruhen (z.B. Beitrittserklärungen, Kündigungen, Zeichnungserklärungen) sind nach dem Ausscheiden des Mitglieds noch 3 Jahre aufzubewahren.

Damit der Beitritt eines Mitglieds wirksam wird, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

1. die Abgabe einer Beitrittserklärung durch das Mitglied

2. die Zulassung des Beitritts durch die Genossenschaft bzw. die sie vertretenden Vorstandsmitglieder.

Die Beitrittserklärung muss schriftlich erfolgen und darf keine Bedingungen enthalten. Darüber hinaus muss die Beitrittserklärung folgende Angaben beinhalten:

• die ausdrückliche Verpflichtung des Mitglieds, die nach Gesetz und Satzung geschuldeten Einzahlungen auf den Geschäftsanteil zu leisten
• bei Nachschusspflicht lt. Satzung: die ausdrückliche Verpflichtung, die erforderlichen Nachschüsse zu leisten oder bis zur festgelegten Haftsumme zu zahlen

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Die Mitgliedschaft in der Genossenschaft kann auf unterschiedliche Weise beendet werden. Dabei findet immer eine Auseinandersetzung mit der Genossenschaft statt. Das bedeutet, dass die Höhe des auszuzahlenden Geschäftsguthabens anhand der Bilanz ermittelt wird. Hierbei sind auch die entsprechenden Satzungsvorschriften der Genossenschaft zu beachten.

Die häufigsten Beendigungsgründe:

• Kündigung

Voraussetzung ist eine schriftliche Kündigung des Mitglieds. Das Mitglied scheidet nach Ablauf der Kündigungsfrist aus der Genossenschaft aus. Die Kündigungsfrist ist in der Satzung festgelegt und endet immer zum Schluss eines Geschäftsjahres. Die Kündigungsfrist beginnt mit Datum des Eingangs der Kündigung bei der Genossenschaft. Dieses Posteingangsdatum sollte auf der Kündigung dokumentiert werden (z.B. durch Posteingangsstempel). Mit Ablauf der Kündigungsfrist werden die Geschäftsguthaben der ausscheidenden Mitglieder in der Bilanz unter dem Posten "Geschäftsguthaben ausscheidender Mitglieder" ausgewiesen. Die Auszahlung des Auseinandersetzungsguthabens darf erst nach Feststellung dieses Jahresabschlusses durch die Generalversammlung erfolgen.

• Übertragung des gesamten Geschäftsguthabens

Hierzu muss ein Mitglied durch schriftliche Erklärung sein gesamtes Geschäftsguthaben an eine andere Person / Unternehmen übertragen. Diese andere Person kann bereits Mitglied der Genossenschaft sein oder erklärt im Zuge der Übertragung seinen Beitritt zur Genossenschaft. Die Übertragung muss vom Vorstand zugelassen werden. Das Mitglied scheidet zum Zeitpunkt der Übertragung ohne Auseinandersetzung aus der Genossenschaft aus. Bei einer Übertragung findet niemals eine Auszahlung des Geschäftsguthabens statt, da das Geschäftsguthaben lediglich von einer anderen Person/Gesellschaft übernommen wird. Die beteiligten Personen müssen sich über etwaige Zahlungen selbst und außerhalb der Genossenschaft einig werden.

• Tod eines Mitglieds

Verstirbt ein Mitglied, geht nach dem Gesetz (§ 77 Abs. 1 GenG) die Mitgliedschaft zunächst auf den Erben über und endet dann mit dem Schluss des Geschäftsjahres, in dem der Erbfall eingetreten ist. Die Satzung kann gemäß § 77 Abs. 2 GenG aber auch andere Regelungen vorsehen, z. B. dass die Mitgliedschaft durch die Erben fortgesetzt wird. Wie im Falle des Todes eines Mitglieds zu verfahren ist, geht immer aus der Satzung der Genossenschaft hervor. Zum Nachweis des Erbrechts ist ein Erbschein erforderlich.

Der Geschäftsanteil bezeichnet den Betrag der vom Mitglied zu leistenden Einzahlungen. Es handelt sich somit um eine Soll-Größe. Die Summe der zugelassenen Geschäftsanteile bestimmt die vom Mitglied zu erbringenden Einzahlungen. Die Höhe des Geschäftsanteils ist in der Satzung definiert.

Beim Geschäftsguthaben handelt es sich um die Einzahlungen, die auf den Geschäftsanteil geleistet wurden, also die Ist-Größe. Abweichungen zwischen Geschäftsanteil und -guthaben ergeben sich immer dann, wenn die Satzung nicht die sofortige Volleinzahlung des Geschäftsanteils fordert (z.B. Regelungen zur Ratenzahlung).

In den Fällen, in denen die Frist zur Einzahlung auf den Geschäftsanteil bereits abgelaufen ist, das Mitglied aber die Einzahlung nicht geleistet hat, handelt es sich um sogenannte rückständige Pflichteinzahlungen auf Geschäftsanteile. Diese müssen im Jahresabschluss vermerkt werden.

Bei den Geschäftsguthaben handelt es sich um Eigenkapital der Genossenschaft. Insofern werden die Geschäftsguthaben auch in der Bilanz unter dem Posten Eigenkapital ausgewiesen. Das HGB sieht hierfür genossenschaftsspezifische Postenbezeichnungen vor, die von denen anderer Kapitalgesellschaften abweichen und in § 337 HGB geregelt sind. Die Genossenschaft hat kein Gezeichnetes Kapital sondern weist stattdessen folgende Posten aus:

A.I. Geschäftsguthaben

A.I.1. Geschäftsguthaben verbleibender Mitglieder

Hier wird die Summe aller Geschäftsguthaben derjenigen Mitglieder ausgewiesen, die nicht zum Bilanzstichtag aus der Genossenschaft ausscheiden. Es handelt sich dabei um die tatsächlich geleisteten Einzahlungen der Mitglieder und nicht um den Nominalbetrag der gezeichneten Geschäftsanteile.

A.I.2. Geschäftsguthaben ausscheidender Mitglieder

Hier wird die Summe der Geschäftsguthaben der zum Bilanzstichtag ausscheidenden Mitglieder ausgewiesen.

Nachdem der Jahresabschluss durch die Generalversammlung festgestellt wurde, wird anhand der Bilanz das Auseinandersetzungsguthaben der Mitglieder berechnet, welches spätestens 6 Monate nach Beendigung der Mitgliedschaft an die Mitglieder auszuzahlen ist.

Legen Sie für jedes Mitglied eine Akte an, in der Sie ein Stammdatenblatt, Beitrittserklärungen, Belege über die Einzahlung von Geschäftsguthaben, Verträge und Schriftverkehr ablegen

Nutzen Sie für jedes Mitglied ein Stammdatenblatt mit einer Checkliste für die relevanten Geschäftsvorfälle. So haben Sie jederzeit eine Übersicht zur Hand und stellen sicher, dass Sie alle rechtlichen Voraussetzungen für die Mitgliedschaft erfüllt haben.

Welche Angaben die Mitgliederliste enthalten muss, ist in § 30 GenG abschließend geregelt. Sie können die Mitgliederliste elektronisch führen, müssen dann aber eine ausreichende Datensicherung sicherstellen und mindestens zu den Bilanzstichtagen einen vom Vorstand unterzeichneten Ausdruck der Liste archivieren. Grundsätzlich sind die geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

Sie können die Liste z.B. als Excel-Tabelle führen, wir empfehlen dann Zusatzspalten einzurichten, um die Einzahlung der Geschäftsguthaben bzw. die Auszahlung der Auseinandersetzungsguthaben überwachen zu können. Hierdurch wird auch die Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung erleichtert.

Sobald die Anzahl der Mitglieder steigt und die Fluktuation zunimmt empfiehlt sich die Nutzung einer Software zur Mitgliederverwaltung um zusätzlichen Abstimmungsaufwand zu reduzieren. 

Beispiele für Software zur Mitgliederverwaltung bei Genossenschaften: